Ist ein Content Management System immer die optimale Lösung? Wann braucht man es unbedingt? Nachfolgende Punkte dienen als Entscheidungshilfe für ein CMS:

• Die Inhalte sollen stets aktuell sein.
• Die Inhalte sollen selbstständig gepflegt werden.
• Inhalte und Navigationspunkte sollen zu- und abgeschaltet werden können.
  
• Die Website-Redakteure sollen die Seiten ohne Kenntnisse von HTML pflegen können.
• Jeder soll nur das verändern, was er verändern darf.
• Es soll eine individuelle Rechtevergabe auf Benutzer-, Seiten- und Elementebene geben.
  
• Das Design soll nicht zerstört werden.
• Inhalt, Navigation und Layout sollen getrennt werden.
• Nicht alles soll gleichzeitig publiziert werden.
• Publikationen sollen zeitgesteuert veröffentlicht werden.
• Es soll einen Freigabeworkflow und Redaktionsworkflow geben.
• Geschützte Bereiche sollen eingerichtet werden.
• Mehrsprachigkeit soll einfach verwaltbar sein.
  
• Es sollen „tote" Links vermieden werden.
• Newsletter sollen über die Seite versendet werden.
• Anmeldungen sollen über die Website erfolgen (z.B. für Seminare).
• E-Commerce soll möglich sein.
• Es sollen mehrere Websites über da System verwaltet werden.
• Die Website soll zukünftig erweiterbar sein.
• Die Website soll mit anderer Software über Schnittstellen kommunizieren können.